2024-04-01

Verstandig werken met Teams

Waar moet je aan denken als je online samenwerkt in MS Teams…..?

We werken steeds vaker in Teams. Dit maakt het makkelijk om online samen te werken en geeft veel functionaliteit voor projectteams. Het gebruik van Teams is intuïtief en neemt daardoor snel toe, maar hoe gebruik je Teams verstandig?

 Als je langlopende projecten hebt in Teams is het goed om te weten dat Teams verwijderde bestanden na 90 dagen permanent verwijderd. Gooit iemand per ongeluk een bestand weg en wordt dat niet opgemerkt dan ben je dat bestand definitief kwijt. Zorg daarom altijd voor een goede backup.

 In Teams zit geen standaard manier voor Controle en Vrijgave. Het is belangrijk dat dit proces wel gebeurt en zorgvuldig verloopt. Dit kan bijvoorbeeld door de ISO19650 norm toe te passen. Laat dan een informatiemanagement specialist meedenken over de structuur van je Teams omgeving en leg de werkafspraken van in je Plan van Aanpak (PvA) / Projectplan.

 Samenwerken met externen werkt erg goed in Teams. Zelf zo goed dat klanten en partners toegang kunnen krijgen tot Teams kanalen hele projecten of mappen binnen projecten. Dit is erg handig, maar bedenk wel dat je niet goed kan zien wie rechten heeft voor welke mappen. Maak altijd afspraken over rollen en rechten binnen de projectomgeving. Leg deze afspraken vast in het PvA / Projectplan. Maak standaard afspraken over hoe je omgaat met wel / niet gepubliceerde (gecontroleerd en vrijgegeven) gegevens.

 Wanneer je met een partner of klant samenwerkt in één digitale omgeving zoals Teams, SharePoint of de Autodesk Construction Cloud (ACC) is het belangrijk om goed na te denken welke bestanden je waar neerzet. Wanneer bronbestanden, zoals 3D modellen of berekeningen in een gedeelde map zetten dan lever je in principe de bronbestanden. Dit is niet gebruikelijk en ook niet altijd gewenst. In veel gevallen kan je rechten zo instellen dat bestanden alleen bekeken kunnen worden en niet gedownload. Zo kan je externen wel in bijvoorbeeld 3D modellen laten kijken, maar zijn kritieke bedrijfsgegevens wel veilig. Ook hier kunnen de informatiemanagement specialisten helpen om verstandig en veilig te werken.

#software #CDE #AEC #Autodesk #Microsoft #Teams #online #collaboration #ISO19650